E-Mail-Signaturen für Microsoft 365
Eine Signatur. Überall dieselbe.
ComniSign verwaltet E-Mail-Signaturen, Pflichtangaben und Kampagnenbanner zentral für das ganze Unternehmen – in Outlook, auf dem Handy, im Browser. Einmal gepflegt, überall aktuell.
Gehostet in Deutschland · Einrichtung in unter einer Stunde · Keine Software auf dem Mailserver
Guten Tag Herr Weber,
anbei wie besprochen das Angebot. Bei Fragen melden Sie sich gern.
Viele Grüße
Anna Schulz
Projektleitung Hochbau · Musterbau GmbH
Telefon 02581 12345-17 · Mobil 0171 2345678
a.schulz@musterbau.de · www.musterbau.de
Musterbau GmbH · Industriestraße 8 · 48231 Warendorf · Amtsgericht Münster HRB 12345 · Geschäftsführer: Thomas Muster
Das Problem
Signaturen sind Firmenauftritt – und niemand hat sie im Griff.
Jeder Mitarbeiter bastelt seine eigene. Auf dem Handy fehlt sie ganz. Die Pflichtangaben sind veraltet, die Messe war letztes Jahr, und das Logo ist in drei Fassungen unterwegs. Wer das zentral lösen will, landet bei einem Cloud-Dienst, durch den jede Mail des Unternehmens läuft.
Der Unterschied
Drei Wege, ein Ergebnis – und keiner davon liegt im Mailweg.
Andere Anbieter leiten Ihre gesamte Post über ihre Cloud, um Signaturen anzuhängen. ComniSign nutzt stattdessen die Bordmittel von Microsoft 365 und Outlook. Ihre Mails bleiben, wo sie sind.
Handy, Browser, neues Outlook
Outlook-Add-in
Beim Schreiben holt sich Outlook die aktuelle Signatur – auf jedem Gerät, mit Porträt, an der richtigen Stelle über dem Verlauf.
- Vom Administrator einmal verteilt, fünf Minuten
- Änderungen wirken mit der nächsten Mail
- Für Microsoft-365-Apps, Web, Mac, iOS und Android
Klassisches Outlook
Arbeitsplatz-Setup
Eine Datei, ein Doppelklick: Die Signaturen liegen lokal in Outlook und werden täglich aktualisiert – auch ohne Add-in-Unterstützung.
- Auch für Dauerlizenzen (Outlook 2019/2021)
- Verteilbar per Intune oder Gruppenrichtlinie
- Ohne Administratorrechte am Arbeitsplatz
Alles andere
Transportregel
Scanner, Warenwirtschaft, Fremdsysteme: Exchange Online hängt die Signatur beim Versand an – und erkennt, wenn Outlook sie schon gesetzt hat.
- Eine Regel je Unternehmen, fertig erzeugt
- Nie eine doppelte Signatur
- Kein Server im Mailweg
Vorlagen
30 Vorlagen. Ihre Farbe, Ihr Logo, Ihre Leute.
Jede Vorlage bekommt automatisch Ihre Firmenfarbe, Ihr Logo und die Angaben aus dem Verzeichnis. Gezeigt mit den Daten der fiktiven Musterbau GmbH – so sieht es aus, bevor Sie eine Zeile ändern.
Funktionen
Was ComniSign mitbringt
Einrichtung
In unter einer Stunde einsatzbereit
Kein Projekt, keine Beratungstage. Wer die Zugangsdaten für Microsoft 365 hat, ist heute noch fertig.
Vorlage wählen, Firmendaten eintragen
Aus 30 Vorlagen eine aussuchen, Farbe und Logo setzen, Pflichtangaben hinterlegen. Die Vorschau zeigt sofort, wie es aussieht.
15 Minuten
Microsoft 365 verbinden
Ein Zustimmungslink, eine Anmeldung als Administrator – und Ihre Mitarbeiter stehen mit Position, Telefon und Abteilung in ComniSign.
2 Minuten
Ausrollen
Add-in im Admincenter hochladen, Transportregel per Copy-and-paste anlegen. Für alte Outlooks das Setup verteilen. Fertig.
20 Minuten
Datenschutz
Ihre Mails bleiben Ihre Mails.
ComniSign steht nicht im Mailweg. Es kennt Namen, Positionen und Telefonnummern – aber keine einzige Nachricht. Betrieben wird es von einem Systemhaus in Beckum auf Servern in Deutschland, nicht von einem Konzern in Übersee.
- Hosting in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- Zugriff auf Microsoft 365 nur lesend, nur Verzeichnisdaten
- Jeder Kunde in einem eigenen Bereich, eigene Zugänge, eigene Schlüssel
- Auf Wunsch auch im eigenen Haus betreibbar
Der Vergleich
Klassische Signaturdienste routen jede ausgehende Mail über ihre Cloud, um sie zu verändern. Fällt der Dienst aus, steht Ihr Mailversand. ComniSign hat diesen Punkt nicht – im schlimmsten Fall geht eine Mail ohne Banner hinaus.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Funktioniert das auch auf dem Handy?
Ja. Das Outlook-Add-in setzt die Signatur in Outlook für iOS und Android beim Schreiben ein – mit Porträt und Banner, so wie am PC. Für Mail-Apps von Apple oder Samsung greift die Transportregel beim Versand.
Brauche ich einen neuen Mailserver oder ein Relay?
Nein. ComniSign nutzt Outlook und Exchange Online so, wie sie sind. Es gibt keinen Server, durch den Ihre Post läuft.
Was ist mit Outlook 2019 oder 2021 ohne Abonnement?
Dafür gibt es das Arbeitsplatz-Setup: eine Datei zum Doppelklicken, die die Signaturen lokal einrichtet und täglich aktualisiert. Verteilbar per Intune oder Gruppenrichtlinie.
Wir haben keinen Exchange, sondern einen eigenen Mailserver.
Dann arbeitet ComniSign mit dem Arbeitsplatz-Setup. Personen kommen per CSV-Import oder werden von Hand gepflegt. Ein LDAP-Abgleich ist in Vorbereitung.
Was kostet ComniSign?
Die Lizenz richtet sich nach der Zahl der Postfächer, Systemhäuser erhalten Partnerkonditionen. Fragen Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen ComniSign in zwanzig Minuten und nennen Ihnen den Preis für Ihr Haus.
Wir sind ein Systemhaus. Können wir das für unsere Kunden anbieten?
Genau dafür ist die Partnerrolle da: Sie sehen alle Ihre Kunden in einer Oberfläche, legen neue an und richten sie ein – Ihre Kunden sehen nur sich selbst. Mehr zum Partnerprogramm.
Sehen Sie es sich an.
Zwanzig Minuten, Ihr Logo, Ihre Vorlage – und Sie wissen, ob ComniSign zu Ihnen passt.