Bordmittel statt Umweg.

Der Kern: eine Marke in jeder Signatur

Jede Signatur, die ComniSign erzeugt, trägt ein unsichtbares Merkmal im HTML – Mandant, Person, Vorlagenstand. Die Transportregel in Exchange Online hat eine Ausnahme genau auf dieses Merkmal. Kommt eine Mail mit Signatur aus Outlook, hält Exchange still; kommt sie ohne, hängt Exchange die serverseitige Fassung an. Das ist der ganze Trick, und er braucht keinen Server im Mailweg.

Weg 1: Das Outlook-Add-in

Ein Add-in mit ereignisbasierter Aktivierung. Sobald jemand eine Mail, Antwort oder einen Termin beginnt, ruft Outlook ein kleines Skript, das die Signatur der Person von ComniSign holt und einsetzt – über dem zitierten Verlauf, mit Porträt. Läuft in Outlook für iOS und Android, im neuen Outlook, im Web, auf dem Mac und im Outlook aus Microsoft 365. Der Administrator verteilt es einmal über das Microsoft 365 Admin Center (Integrierte Apps → Benutzerdefinierte App hochladen → Manifest-Adresse); Mitarbeiter merken nichts davon. Bei Antworten nimmt es die dafür vorgesehene, kürzere Vorlage.

Weg 2: Das Arbeitsplatz-Setup

Für Outlook ohne Add-in-Unterstützung (2019/2021) und für Kunden ohne Exchange. Eine Datei zum Doppelklicken legt die Signaturen als Dateien in Outlook ab, ordnet sie als Standard für neue Mails und Antworten zu und richtet eine geplante Aufgabe ein, die bei jeder Anmeldung und einmal täglich den aktuellen Stand holt. Läuft ohne Administratorrechte; für zentrale Verteilung gibt es das reine Skript für Intune und Gruppenrichtlinie. Ein Entfernen-Skript nimmt alles rückstandsfrei zurück.

Weg 3: Die Transportregel

ComniSign übersetzt Ihre Vorlage in eine Exchange-Transportregel mit den Platzhaltern des Verzeichnisses (Name, Position, Abteilung, Telefon) und erzeugt den fertigen PowerShell-Befehl. Eine Regel je Unternehmen genügt. Sie fängt alles, was an Outlook vorbeigeht: Handy-Apps von Apple oder Samsung, Scanner, Warenwirtschaft. Grenzen der Bordmittel, damit sie niemanden überraschen: Bilder als Web-Adresse statt eingebettet, Anhängen am Mailende, kein Porträt, höchstens 5.000 Zeichen.

Microsoft-365-Verzeichnis

ComniSign ist eine mehrmandantenfähige Anwendung in Microsoft Entra. Ihr Administrator klickt einen Zustimmungslink, meldet sich an und bestätigt lesenden Zugriff auf das Verzeichnis – fertig, keine eigene App-Registrierung, nichts abzuschreiben. Gelesen werden Name, Position, Abteilung, Standort, Telefonnummern und Mailadresse. Keine Mails, keine Kalender, keine Dateien. Jeder Abgleich zeigt vorher, was sich ändern würde.

Betrieb und Datenschutz

ComniSign läuft auf Servern in Deutschland, betrieben von der SW-Comnizept GmbH & Co. KG in Beckum. Zugangsdaten zu Microsoft 365 liegen verschlüsselt; jeder Mandant hat eigene Zugänge und einen eigenen Schlüssel für den Abruf der Signaturen. Für Häuser mit besonderen Anforderungen ist der Betrieb im eigenen Rechenzentrum möglich – ComniSign ist eine schlanke Anwendung ohne exotische Abhängigkeiten.